Vor Kurzem flatterte ein Brief in unseren Briefkasten. Vom Landratsamt. Anlass: die anstehende Einschulungsuntersuchung des Sohnemannes. Nachdem ich mich durch die üblichen unverständlichen Floskeln durchgelesen hatte, kam ich zu dem entscheidenden Satz: „Kommen Sie bitte am Dienstag, den 10. Juli um 9:00 Uhr mit ihrem Sohn zu Raum xy“. Der 10. Juli war in genau 5 Tagen. Ja nee, ist klar, ich habe ja sonst nichts zu tun. Auf gut Deutsch: mir passt das natürlich überhaupt nicht. Außerdem bin ich allergisch gegen solche Vorladungen, die mit einer Selbstverständlichkeit formuliert werden, als würde unsereins den ganzen Tag nur daheim sitzen und sehnlichst auf eine amtliche Einladung warten.

Mir geht das jedenfalls total gegen den Strich. Ich kann da nicht, und ehrlich gesagt: Ich will auch nicht. Wir brauchen zur Behörde mit der S-Bahn 45 Minuten. Ich bringe die Zwillinge aber erst um 8:30 Uhr in die Kita. Und ich gedenke nicht, daran etwas zu ändern, nur weil irgendein Amt mal wieder einen Wisch ausstellen möchte.

Also, was tun? Um mich maximal in Rage zu bringen, könnte ich die Nummer anrufen, die klein in einer Ecke des Schreibens steht. Warum nicht. Ich versuche es mal. Zu meiner großen Überraschung geht tatsächlich jemand an den Apparat. Und das um 11:00 Uhr vormittags! Allerdings heißt die Dame nicht wie die auf dem Schreiben genannte, und sie beteuert glaubhaft, dass sie so überhaupt gar keine Ahnung vom Thema hat. Ich solle es doch morgen Vormittag nochmal probieren, dann sei die Kollegin bestimmt wieder da. Also doch das Übliche. Einen Teufel werde ich tun. Ich suche lange aber gründlich auf dem „Einladungs“-Schreiben nach einer Mailadresse. Und finde keine. Also rufe ich nochmal bei der Dame an und lasse mir die Mailadresse der zuständigen Kollegin geben, die sie tatsächlich bereitwillig rausrückt.

Denn im Umgang mit Behörden gibt es eine Grundregel: Willst Du Dich maximal ärgern? Dann ruf unter der angegebenen Telefonnummer an. Entweder, niemand geht ran, zu keiner der angeblichen Sprechzeiten. Oder es ist besetzt. Meine Vermutung ist, dass der Hörer gern mal beiläufig daneben gelegt wird, um in Ruhe die 2. Frühstückspause zu genießen. Erreicht frau zufälligerweise doch mal die zuständige Person, ist diese kurz angebunden und vom jeweiligen Anliegen irgendwie angewidert. Deshalb gibt es nur einen Weg: die Kontaktaufnahme per Mail. Dann habe ich nämlich schriftlich, dass ich mich brav gemeldet habe, und welches Anliegen ich genau hatte. Das weiß auch die entsprechende Sachbearbeiterin. Deshalb werden Mails grundsätzlich innerhalb kurzer Zeit beantwortet.

Die 2. Grundregel: Frau mache sich vor der Auseinandersetzung mit einer Behörde schriftlich Stichworte. Beamte denken nämlich auf eine bestimmte Art und Weise, die gern mit Schubladen arbeitet. Auf unstrukturiertes, planloses Vor-sich-hinfabulieren reagieren sie mit größter Abwehr.

Die 3. Grundregel: sollte ein Termin zustande kommen, checke frau mindestens zweimal, ob alle mitzubringenden Formulare vorhanden sind und von allen nötigen Personen unterschrieben sind. Ich werde nie vergessen, wie ich mir einen Vormittag von der Arbeit freigenommen habe, um gemeinsam mit den Zwillingen ihre Kinder-Reisepässe zu beantragen. Alle Unterlagen hatte ich gecheckt, sortiert und legte sie am fraglichen Tag vor. Dann kam die eiskalte, alle Pläne vernichtende Aussage: da fehlt noch die Unterschrift vom 2. Sorgeberechtigten auf Formular z links unten. Die Folge: Einen Tag Urlaub umsonst genommen und mit zwei quengelnden Krabbelkindern eine Stunde auf dem Amt rumgesessen. Für nichts und wieder nichts. Das passiert mir nie wieder.

Außerdem nimmt es den Beamten, die ihrerseits die Unfähigkeit ihrer Kunden gewöhnt sind, den Wind aus den Segeln und verschafft Respekt, wenn man zack, zack, zack alle Unterlagen ungefragt auf den Tisch knallt und ohne Geschwafel die jeweiligen Wünsche formuliert. Dann können häufig sogar Extrawünsche geäußert werden.

Auf meine Mail wegen der Einschulungsuntersuchung erhielt ich tatsächlich am nächsten Tag eine ziemlich freundliche Antwort. Sie bot mir den 17. Juli an. Um 10:15 Uhr. Damit ich die Zwillinge in der Kita abgeben und mit dem Sohnemann entspannt anreisen könne. Und sie wünscht mir noch einen schönen Tag.

Hervorragend, vielen Dank! So geht es dann doch.